Como uma empresa iniciante em crescimento, a criação de um organograma online pode não estar em sua lista de principais prioridades. Você pode pensar “por que eu deveria ter uma estrutura organizacional quando só tenho vinte funcionários e todos sabem seu papel?” Também pode parecer um processo muito formal para você.
Em geral, as pessoas só pensam na estrutura organizacional como um gráfico que descreve as relações de subordinação de todos os funcionários da empresa. No entanto, eu diria que abrange mais do que essa função; uma estrutura organizacional também permite que você garanta que o capital humano da sua empresa esteja alinhado à sua estratégia e visão.
Também aumenta a visibilidade e a transparência da sua organização. Você tem uma visão clara de como cada um de sua equipe está contribuindo para seus objetivos e como as equipes estão se comunicando para garantir que todos estejam na mesma página. Neste blog, explorarei como criar um organograma, os tipos de estrutura organizacional e as vantagens de ter uma estrutura clara para sua empresa.
A Forbes publicou recentemente um artigo intitulado Por que definir uma estrutura corporativa para startups é importante e dá algumas dicas sobre como criar sua própria estrutura organizacional. O ponto principal é resumido a seguir:
- Registre todas as funções da sua empresa. A melhor maneira de fazer isso é criar uma descrição de cargo para seus cargos atuais e futuros. Na descrição de seu cargo, descreva claramente quais são os deveres e responsabilidades do ocupante e os requisitos mínimos para o cargo. Agora, como uma startup, você descobrirá que muitos de seus funcionários podem ter mais de uma função, já que todos estão ajudando nas diferentes áreas do negócio. Não atribua nomes aos cargos, pois você não quer impedir seus funcionários atuais em uma função específica no momento. O objetivo de criar as várias descrições de cargos é adotar uma abordagem proativa, ou seja, enquanto você está construindo a aparência de sua estrutura, isso o força a pensar com antecedência em quais posições específicas você eventualmente precisará em um futuro próximo.
- Mapeie como o trabalho é feito, os processos necessários para o desempenho eficiente dos negócios e como as informações são compartilhadas por toda a empresa. Esta diretriz permitirá que você determine suas equipes principais e atribua as diferentes posições em cada unidade. Por exemplo, você pode querer uma equipe de design, marketing, atendimento ao cliente e fabricação. Uma parte importante desta etapa é garantir que sua estrutura organizacional facilite a comunicação por meio da organização. Por exemplo, você certamente projetará sua equipe de vendas para estar em comunicação direta com sua equipe de desenvolvimento. Quando sua empresa começa a crescer, alguns de seus funcionários podem estar em equipes multifuncionais subordinadas a gerentes diferentes. Uma estrutura organizacional permitirá que você identifique claramente as relações de subordinação.
Existem 3 tipos principais de estrutura organizacional, baseado em Houston e especializado em áreas que afetam as pequenas empresas.
1. Estrutura funcional: o exemplo dado acima em uma organização com equipes diferentes, como marketing e design, é uma estrutura funcional. Nesse tipo de organização, você agrupa cada parte de sua organização de acordo com seus propósitos. Muitas pequenas empresas adotam essa abordagem, pois cada equipe pode se auto sustentar com os pontos fortes e as competências de seus funcionários. Uma das principais desvantagens é garantir que você coordene a comunicação entre os departamentos. Já que você está agrupando sua organização por função, existe uma barreira organizacional natural que você pode encontrar. No entanto, você pode encorajar uma reunião multifuncional uma vez por mês para reunir os líderes de cada equipe funcional e compartilhar como eles estão contribuindo para os objetivos e realinhar os objetivos, se necessário.
2. Estrutura Divisional: Este tipo de estrutura organizacional é usado principalmente em empresas maiores que possuem diferentes ramos geográficos ou organizações menores dentro do grupo guarda-chuva. Por exemplo, se você opera em Vancouver, Toronto e Montreal, você terá uma equipe responsável por cada local. Os líderes de cada equipe se reportarão aos VPs da filial da matriz. A estrutura divisional é benéfica para garantir que as necessidades das empresas sejam atendidas. Ele também permite que você identifique cada funcionário e seus relacionamentos de subordinação facilmente, especialmente se você estiver baseado em apenas uma das filiais.
3. Matrix: Matrix é um híbrido de estrutura funcional e divisional. Para este tipo de organização, você usa equipes de funcionários para realizar o trabalho. A maior vantagem é que você pode formar equipes de acordo com os pontos fortes e as competências dos funcionários. Normalmente, você terá um supervisor funcional e um supervisor de projeto trabalhando juntos para liderar a nova equipe. Por exemplo, você deseja criar um novo produto. Seu supervisor funcional coordenará seus recursos humanos atuais para criar sua nova equipe de design ou contratar externamente para preencher as posições. Ao mesmo tempo, o supervisor do projeto supervisionará as operações do projeto. Existem novas formas desta estrutura, como estrutura organizacional adaptativa que a equipe de engenharia do Yammer usa.
Várias vantagens vêm junto com a estrutura organizacional que você decide escolher que melhor se adapta à sua empresa. O principal benefício é que uma estrutura organizacional simplifica suas operações. Você pode identificar claramente as diferentes equipes que possui e simplificá-las adicionando duas equipes menores em uma para aumentar a eficiência. A estrutura organizacional também pode funcionar ao contrário, ou seja, ajudá-lo durante o período de crescimento e expansão. Você pode descobrir que, conforme está crescendo, suas equipes estão ficando muito grandes e mais difíceis de gerenciar. Portanto, você pode olhar para sua estrutura organizacional e implementar novas equipes.
Um ótimo recurso que é a possibilidade de adicionar vagas abertas às suas equipes. Isso permite que você ou seu gerente de contratação vejam onde você deve aumentar seu quadro de funcionários e quais são as posições que precisam ser preenchidas imediatamente. Olhando para a estrutura organizacional em uma perspectiva de gestão de desempenho, um organograma dá a seus funcionários uma visão geral de sua empresa. Eles têm uma melhor “linha de visão” em termos de como suas ações contribuem para os níveis mais altos da empresa.
A estrutura organizacional também ajuda a reforçar a identidade de seus funcionários. Ser capaz de identificar quem você é, a que grupo pertence e qual a sua posição em relação à empresa como um todo promove a retenção e o desempenho dos funcionários. As relações de subordinação também capacitam os funcionários, pois eles podem tomar a iniciativa de entrar em contato com a pessoa certa e não ter que depender sempre dos gestores. Por exemplo, se estou no departamento de marketing e preciso falar com um designer sobre os recursos de um produto, posso descobrir quem está na equipe de designers e entrar em contato diretamente com esse funcionário.
Uma estrutura organizacional beneficiará sua empresa, não importa o tamanho. Ajuda os gestores a gerir de forma eficaz as suas equipas e, também, aumenta a visibilidade para toda a empresa. Uma estrutura visível encoraja definitivamente uma cultura de transparência dentro de sua empresa. Vá em frente e crie seu organograma hoje!
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