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Adotar um software jurídico deixou de ser uma tendência para ser uma necessidade nos escritórios. Para prestar serviços com agilidade e vencer a concorrência, o uso tornou-se essencial.
Independentemente do porte, do perfil ou mesmo do tempo de atuação, contar com a ferramenta é um investimento que deve estar previsto no planejamento de qualquer escritório.
A boa notícia é que, para quem está começando, há opções de software jurídico gratuito. São uma maneira de estruturar a gestão de escritório de advocacia desde o início, mesmo quando ainda não possui receita para investimentos.
Como a rotina de todo escritório gira em torno de documentos, dados e clientes, ter um sistema que organize o dia a dia e facilite a comunicação interna é importante, especialmente para quem quer crescer e se desenvolver enquanto negócio.
Software jurídico gratuito: como escolher e quando usar?
Independentemente de optar por um software jurídico gratuito ou pago, o advogado deve observar as funcionalidades da ferramenta.
Hoje existem inúmeras opções à disposição, mas nem todas contam com as funcionalidades que o escritório precisa.
Alguns softwares garantem um período gratuito de teste, outros oferecem a ferramenta gratuita com funções limitadas por tempo indeterminado. Em ambos os casos, o advogado deve ter em mente que é um período de avaliação para encontrar a ferramenta ideal.
A versão gratuita possui limitações que não soluciona questões importantes de escritórios em crescimento. Por isso, a recomendação é de que o uso seja temporário e planejado de acordo com os objetivos do escritório. O advogado deve se organizar para fazer um investimento na versão mais robusta futuramente, tão logo seu escritório alavanque.
Escolher uma boa ferramenta desde o início tem uma serie de vantagens. Para começar, não será necessário transferir dados e informações para um novos software no futuro.
Além disso, a equipe aprende a operar suas funcionalidades e não precisa se adaptar a outro software no futuro.
Funcionalidades de um software jurídico
Para fazer a melhor escolha, o advogado deve ter em mente tanto as necessidades do escritório quanto as funcionalidades do software. Nem todas as ferramentas são iguais. Por isso, é importante pesquisar antes de escolher o melhor software jurídico.
Algumas funcionalidades, no entanto, são um diferencial, que possibilitam que a ferramenta seja a melhor durante toda a vida do escritório. Essas funcionalidades são:
Usabilidade
Significa a facilidade de operação da ferramenta. Em outras palavras, quanto melhor a usabilidade, mais intuitivo é o uso do software.
Contar com um software jurídico que tenha uma boa usabilidade é um diferencial, pois o time de advogados se adapta mais facilmente e não são necessários treinamentos constantes.
Segurança
Todo escritório lida com informações importantes e até sigilosas, tanto de clientes quanto de colaboradores. Por isso, usar um sistema que garanta a proteção de dados é outro fator que não deve ser ignorado durante a escolha.
O ideal é questionar sobre os mecanismos de proteção de dados, bem como, a responsabilidade pela violação ou roubo deles. Ninguém está livre do risco de um ciberataque. Portanto, trabalhar com uma ferramenta segura é fundamental.
Gestão integrada
A gestão integrada permite que o advogado gerencie clientes, processos, tarefas, o administrativo e até o financeiro do escritório usando uma única ferramenta. Esse tipo de software facilita a comunicação de dados e uma gestão mais eficiente.
Apenas para se ter uma ideia, imagine quão complexo pode ser conferir uma planilha financeira com base em uma planilha de timesheet para fechar faturas, por exemplo. Ou contar com outra ferramenta paga para emitir boletos. Com um software jurídico esses dados são integrados e permitem uma geração de relatórios mais prática e eficiente.
Benefícios de um software para a gestão de escritório de advocacia
Investir em um software jurídico desde o início é uma decisão essencial. Além disso, uma boa ferramenta ajuda o advogado a se estruturar desde o começo preparando o escritório para o seu desenvolvimento enquanto negócio.
Escolher a melhor opção traz uma série de benefícios para a gestão de escritório de advocacia, que vão além da integração. Além de automatizar o back office, evitando a perda de tempo verificando intimações e publicações, por exemplo, um software auxilia na acessibilidade de dados, facilitando a comunicação interna.
Por fim, a ferramenta favorece a produtividade interna, já que reúne todos os dados ou informações sobre clientes e processos.
Um software jurídico permite acesso aos dados e informações sobre clientes de qualquer lugar, bastando apenas um sinal de internet. Assim, o escritório pode criar um sistema de home office entre os advogados, o que pode dispensar a necessidade do aluguel de um grande espaço. Principalmente para quem está no começo ter uma ferramenta como essa facilita estruturar o escritório no ambiente virtual, independentemente do espaço onde o escritório esteja localizado.
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